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Conservation des documents comptables : le délai passe de 6 à 10 ans

Archivage de documents comptables dans le bureau d'un chef d'entreprise.

Les entreprises doivent conserver de nombreux documents comptables et fiscaux afin de pouvoir répondre aux demandes de l'administration en cas de contrôle. Une nouvelle mesure issue de la loi relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales allonge cette durée de conservation pour une grande partie de ces documents.

Le délai passe désormais de 6 à 10 ans pour plusieurs catégories de pièces comptables et fiscales. Quels documents sont concernés ? À partir de quand cette nouvelle règle s'applique-t-elle ? Voici ce qu'il faut retenir.

Cheffe d'entreprise consultant des documents comptables devant des dossiers d'archives.

Pourquoi le délai de conservation est-il porté à 10 ans ?

Jusqu'à présent, les livres, registres et documents pouvant être contrôlés par l'administration fiscale devaient généralement être conservés pendant six ans. La loi du 25 juin 2026 allonge cette durée à 10 ans afin de renforcer la lutte contre les fraudes sociales et fiscales.

Cette évolution permet également d'harmoniser les règles fiscales avec celles du Code de commerce, qui imposent déjà une conservation de dix ans pour les documents comptables. Pour les entreprises, cette réforme clarifie les obligations applicables et renforce l'importance d'un archivage fiable, qu'il soit papier ou numérique.

Quels documents doivent désormais être conservés pendant 10 ans ?

L'allongement du délai concerne notamment les documents susceptibles d'être demandés lors d'un contrôle fiscal, d'une vérification de comptabilité ou d'une procédure d'enquête. Cette évolution concerne un grand nombre de pièces utilisées au quotidien par les entreprises dans leur gestion comptable et fiscale :

  1. Les livres et registres comptables ;
  2. Les factures d'achat et de vente ;
  3. Les pièces justificatives permettant de prouver la déduction de la TVA ;
  4. Les éléments constitutifs de la piste d'audit fiable.

En pratique, la majorité des documents comptables et fiscaux de l'entreprise devront désormais être conservés pendant dix ans. Une gestion comptable rigoureuse permet de sécuriser l'archivage de ces pièces et de répondre plus sereinement aux demandes de l'administration fiscale.

À partir de quand cette nouvelle règle s'applique-t-elle ?

La nouvelle durée de conservation s'applique aux documents dont le délai actuel expire après le 1er janvier 2027. La loi est entrée en vigueur le 27 juin 2026, mais son application dépend de la date à laquelle le délai initial de conservation devait prendre fin. Les entreprises doivent être vigilantes, car certains documents déjà archivés verront leur durée de conservation prolongée. Voici quelques exemples permettant de mieux comprendre :

  1. Une facture émise en juillet 2020 devait être conservée jusqu'en juillet 2026 : elle n'est pas concernée par la réforme.
  2. Une facture émise en novembre 2024 devait initialement être conservée jusqu'en novembre 2030. Elle devra finalement être conservée jusqu'en novembre 2034.

La piste d'audit fiable est également concernée

La réforme concerne également les éléments constitutifs de la piste d'audit fiable, c'est-à-dire l'ensemble des procédures et documents permettant de démontrer le lien entre une facture et l'opération réalisée.

Ces informations devront elles aussi être conservées pendant dix ans. Elles peuvent être archivées sous format papier ou numérique, à condition de rester accessibles, lisibles et exploitables pendant toute la durée légale.

Cette obligation prend une importance particulière avec le développement de la facturation électronique, qui renforce les exigences en matière de traçabilité et de conservation des documents.

Archivage numérique de documents comptables sur ordinateur et tablette en entreprise.

Comment adapter votre politique d'archivage ?

Cette réforme est l'occasion de vérifier que votre organisation permet de conserver l'ensemble des documents concernés pendant dix ans. Au-delà de leur durée de conservation, il est également essentiel de garantir la sécurité des données et l'intégrité des documents archivés. Même en cas de dématérialisation, les documents doivent rester facilement accessibles et pouvoir être présentés à l'administration en cas de contrôle. Il est recommandé de vérifier :

  1. Les paramètres de conservation de vos logiciels comptables ;
  2. Les conditions prévues par votre solution d'archivage numérique ;
  3. L'existence de sauvegardes régulières ;
  4. La bonne organisation de vos dossiers papier et numériques.

Dans le cadre de son accompagnement en expertise comptable, le Groupe MG accompagne les entreprises dans la gestion de leurs obligations comptables et fiscales, ainsi que dans la sécurisation de leurs processus administratifs.

Quels sont les risques en cas de contrôle ?

Le respect du délai de conservation ne constitue pas seulement une obligation administrative. Il peut également avoir des conséquences concrètes lors d'un contrôle fiscal. La conservation des documents permet de justifier les écritures comptables, les déclarations fiscales ainsi que les droits à déduction de TVA.

En cas de contrôle, l'entreprise doit être en mesure de présenter les pièces demandées. Le refus de communiquer les documents ou le fait de faire obstacle à leur communication peut être sanctionné par une amende de 10 000 € dans les conditions prévues par la loi.

Conclusion : Conservation des documents : ce qu'il faut retenir

Le délai fiscal de conservation de nombreux documents comptables et fiscaux passe désormais de 6 à 10 ans. Cette évolution concerne notamment les livres comptables, les factures, les pièces justificatives de TVA ainsi que les éléments de la piste d'audit fiable.

Les entreprises ont intérêt à vérifier dès maintenant leur politique d'archivage afin d'éviter toute suppression prématurée de documents et de garantir leur disponibilité en cas de contrôle fiscal.

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Cet article à été rédigé par notre experte

Valérie Cantournet

Valérie Cantournet

Associée & Expert-Comptable

Annecy

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